முக்கிய அம்சங்கள்:
• ஜூன் 12-ஆம் தேதி அனுப்பப்பட்ட குறிப்பில், ஒவ்வொரு ஆண்டும் தொடர்ந்து முன்னேற்றம் அடைய வேண்டியதன் முக்கியத்துவதையும், சிறிய விவகாரங்களைக்கூட சரியாகச் செய்வதன் முக்கியத்துவம், மேலும் வழக்கமானதாகத் தோன்றும் விவகாரங்களையும் அவ்வப்போது நிறுத்தி மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டியதன் முக்கியத்துவம் வலியுறுத்தப்பட்டது.
• பயனுள்ள கூட்டங்களை நடத்துவது குறித்த வழிகாட்டி ஒன்றை நல்லாட்சிக்கான தேசிய மையம் (National Centre for Good Governance (NCGG) தயாரித்துள்ளது. இதனை அனைத்து அரசு ஊழியர்களுக்கும் வழங்குமாறு சோமநாதன் செயலாளர்களைக் கேட்டுக்கொண்டார். நல்லாட்சிக்கான தேசிய மையத்துடன் இணைந்து அமைச்சரவைச் செயலகம் பல்வேறு தலைப்புகளில் இது போன்ற வழிகாட்டிகளை வெளியிடும் என்றும் அவர் கூறினார். ஒரு அதிகாரியின் பணி நேரத்தில் கூட்டங்கள் அதிக நேரம் எடுக்கும் என்பதால் கூட்டங்களை நடத்துவது முதல் தலைப்பாக தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டது என்று சோமநாதன் எழுதியுள்ளார்.
• தங்களுக்கு வழங்கப்படும் துறை சார்ந்த பயிற்சிகளில் மகிழ்ச்சி அடைந்தாலும், "வழக்கமானவை என்று கருதப்படும் விஷயங்கள்" குறித்து கூடுதல் நடைமுறை ஆலோசனைகள் தேவை என்று பல நடுத்தர நிலை அதிகாரிகள் தன்னிடம் கூறியதாக அமைச்சரவைச் செயலாளர் எழுதினார். "'வழக்கமானவை' என்பது சலிப்பூட்டுவதாகத் தோன்றினாலும், அவை பெரும்பாலும் மிக முக்கியமானவை; எனவே, அரசுப் பணியில் நமது நீண்டகாலப் பயணத்தில், அவற்றைச் சற்று நின்று மறுபரிசீலனை செய்ய வேண்டியிருக்கலாம்" என்று அவர் எழுதினார்.
• கூட்டங்களை நடத்துவது குறித்த 10 பக்க வழிகாட்டி, ஒரு கூட்டத்தை ஏன் நடத்த வேண்டும், யாரை அழைக்க வேண்டும், எப்போது நடத்த வேண்டும் போன்ற அடிப்படைகளிலிருந்து தொடங்குகிறது. மேலும், ஒரு செய்தியை மின்னஞ்சல், தொலைபேசி அழைப்பு அல்லது குறுஞ்செய்தி மூலமாகவே முடிக்க முடிந்தால், அதற்காக தேவையற்ற கூட்டங்களை நடத்துவதைத் தவிர்க்க வேண்டும் என்று சோமநாதன் செயலாளர்களைக் கேட்டுக்கொண்டார்.
உங்களுக்குத் தெரியுமா?
• இந்திய அரசின் அமைச்சகங்கள் மற்றும் துறைகளுக்கு இடையிலான பணிகளைச் சுமூகமாக மேற்கொள்வதை உறுதிசெய்யும் வகையில், 1961-ஆம் ஆண்டு 'இந்திய அரசு பணி பரிமாற்றம் விதிகள் (Transaction of Business) மற்றும் 1961-ஆம் ஆண்டு 'இந்திய அரசு பணி ஒதுக்கீடு (Allocation of Business) விதிகள், ஆகியவற்றை நிர்வகிக்கும் பொறுப்பு அமைச்சரவைச் செயலகத்திற்கு (Cabinet Secretariat) உள்ளது.
—அமைச்சரவைச் செயலகம் அமைச்சரவை மற்றும் அதன் குழுக்களுக்குச் செயலக செயல்பாடுகள் தொடர்பான உதவிகளை வழங்குகிறது. மேலும், அமைச்சகங்களுக்கு இடையிலான ஒருங்கிணைப்பை உறுதிசெய்தல், அமைச்சகங்கள்/துறைகளுக்கு இடையிலான கருத்து வேறுபாடுகளை சரிசெய்தல் மற்றும் செயலாளர்களின் நிரந்தர அல்லது தற்காலிகக் குழுக்கள் மூலம் ஒருமித்த கருத்தை உருவாக்குதல் போன்ற செயல்பாடுகள் மூலமாக அரசாங்கத்தின் முடிவெடுக்கும் செயல்முறைக்கு உதவுகிறது. இந்த நடைமுறையின் மூலம் புதிய கொள்கை முயற்சிகளையும் (New Policy Initiatives) ஊக்குவிக்கிறது.
நாட்டில் ஏற்படும் முக்கிய நெருக்கடி சூழ்நிலைகளை நிர்வகித்து, அதில் பல்வேறு அமைச்சகங்களின் செயல்பாடுகளை ஒருங்கிணைப்பதும் அமைச்சரவைச் செயலகத்தின் முக்கியப் பணியாகும்.
• மாநில அரசு அல்லது யூனியன் பிரதேசத்தின் மிக முக்கியமான அதிகாரியே குடிமைப் பணி அதிகாரியும், நிர்வாகத் தலைவரே தலைமைச் செயலாளர் (Chief Secretary) ஆவார். முதலமைச்சரால் நியமிக்கப்படும் தலைமைச் செயலாளர், நிர்வாக விவகாரங்களில் முக்கிய ஆலோசகராகச் செயல்படுவதுடன், மாநில குடிமைப் பணிகளுக்குத் தலைமை ஏற்று, மாநில அமைச்சரவையின் செயலாளராகவும் (secretary to the state cabinet) பணியாற்றுகிறார் .